È indubbio che, negli anni, le aspettative delle FINMA in merito alle esigenze di organizzazione interna adeguata sono evolute in maniera sostanziale in relazione a diversi aspetti della struttura e delle modalità di svolgimento dell’attività bancaria e finanziaria. Anche per quanto attiene alla lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo si è assistito ad un incremento costante delle esigenze di controllo e di organizzazione interna. Infatti, ancora all’incirca fino alla fine degli anni Ottanta, per le aperture delle relazioni bancarie era previsto unicamente l’obbligo del “controllo delle formalità”, che poneva l’accento sulla forma più che sulla sostanza (appunto, controllo delle “formalità”), imponendo agli istituti bancari, in primo luogo, di identificare il cliente, obbligo che in realtà si esauriva con la mera verifica dei dati anagrafici tramite la visione di un documento di legittimazione (la cui fotocopia da conservare nel dossier del cliente è diventata obbligatoria solo in seguito), secondariamente di accertare l’avente diritto economico tramite formulario.
A questo proposito, il controllo, da parte del preposto ufficio (il cd. segretariato clienti, o anche controllo delle formalità o servizi centrali), del rispetto di queste esigenze si limitava alla verifica dell’esistenza di tali documenti, senza entrare nel merito delle informazioni in esso contenute. Nel tempo, però, tale controllo si è rilevato insufficiente e si è quindi modificato: già dalla fine degli anni Novanta, infatti, non era più sufficiente verificare l’esistenza della copia dei documenti di legittimazione del contraente e del formulario A (quando richiesto dalle circostanze) nel dossier, ma diventò necessario raccogliere maggiori informazioni circa il profilo del cliente (attività, provenienza dei fondi, ecc.), così come plausibilizzare le informazioni circa l’avente diritto economico; infine, negli ultimi anni è stato introdotto l’obbligo di identificazione delle situazioni (cliente e/o transazioni) a rischio accresciuto. L’apporto precipuo del settore bancario nella lotta al riciclaggio di denaro, si concretizza quindi con la gestione del rischio di riciclaggio. Questa nuova esigenza comporta una modifica interna sostanziale per rapporto ai tempi in cui gli unici rischi che dovevano essere gestiti erano i rischi “storici”, ossia quelli finanziari, in quanto i collaboratori coinvolti non possono più essere unicamente gli specialisti della funzione di risk management. Affianco ai rischi di riciclaggio, infatti, si scopre tutta una serie di nuovi rischi, i cd. rischi operativi (tra cui i rischi legali e di conformità), trasversali a tutta l’attività bancaria, e la cui adeguata gestione comporta, pertanto, il coinvolgimento di funzioni interne diverse. La presa di coscienza dell’esistenza di queste tipologie di rischi ha così comportato la modifica della normativa bancaria e della rispettiva prassi della FINMA, che ha oramai formalizzato l’obbligo di implementazione del modello delle tre linee di difesa, che prevede appunto l’implicazione di tutti i collaboratori e dei diversi servizi nella gestione di tali rischi. Orbene, è quindi innegabile il ruolo centrale assunto dai collaboratori attivi nel controllo delle formalità (servizi centrali, segretariato clienti), non solo nella lotta al riciclaggio di denaro, ma anche nella gestione del rischio di riciclaggio (funzione preventiva).
Il corso Il controllo delle formalità della clientela, l’operatività del segretariato clienti/ registro centrale, nella prima parte, si prefigge quindi di analizzare la modifica del ruolo dei collaboratori del segretariato clienti alla luce delle esigenze normative, in particolare in relazione ai concetti centrali di rischio operativo, di gestione dei rischi, di sistema di controllo e di modello delle tre linee di difesa, e di esplicitarne le specificità in relazione alla loro funzione. Infatti, l’organizzazione è adeguata quando ogni parte dell’ingranaggio conosce il proprio ruolo e si relaziona in maniera armoniosa con le altri parti che lo compongono. Il corso di conseguenza non si indirizza unicamente ai collaboratori attivi nella specifica funzione, ma anche a tutti quelli che, con compiti diversi, si relazionano con questa funzione.
Nella seconda parte dell’iniziativa verranno poi approfonditi una serie di concetti fondamentali nella relazione banca-cliente, in particolare ci si concentrerà sulle diverse parti di questa relazione (contraente, avente diritto economico, procuratore, ecc.); si analizzeranno alcune tipologie di contraente (in particolare le forme di diritto societario svizzero) e si approfondiranno i rischi accresciuti legati a determinate tipologie di società; infine, si indicheranno i presupposti per un gestione sicura di dati e documenti.
